Når organisationer forhandler med hinanden er der ofte meget på spil. Økonomisk, prestigemæssigt osv. Dette udelukker dog ikke, at der er behov for god etik og værdig behandling af hinanden. I denne artikel beskæftiger vi os med en form for spilleregler for forhandling mellem parter, der har hver sin dagsorden og målsætning.
En god forhandling er, når begge parter har nået et tilfredsstillende resultat og føler, at der har været respekt undervejs. I en god forhandling bliver vi ligeledes bedre til at forstå vores modparts bevæggrunde.Hvis forhandlingen bygger på tillid og respekt, er der gode chancer for en fair forhandling. Vi kan ikke finde en facitliste over gode resultater, ligesom der heller ikke er nogen objektiv retfærdighed, men vi har en fælles interesse i at blive enige og nå en aftale. Vi opnår størst tilfredshed, når vi bytter ”noget for noget”.
Magt og mennesker
I en forhandlingssituation vil der altid eksistere et magtforhold, der er mere eller mindre klart og tydeligt. Som K.E. Løgstrup har påpeget, eksisterer der altid magtforhold, hvor der er relationer mellem mennesker. Han siger: ”… en jordbund for moral er magt. Direkte er magten til stede i det umiddelbare samvær mellem mennesker. Indirekte er magten til stede i de konsekvenser for andre mennesker, som vore målrettede aktiviteter har.” (System og symbol, Essays” side 11).
Det betyder, at når organisationer forhandler, er der magtforhold på spil. Måske ved vi, hvem der har mest magt i den pågældende sammenhæng, men det betyder ikke, at vi skal holde os fra at komme med synspunkter og fakta i forhandlingen. Begge organisa-tioner skal være bevidst om, at alle relationer mellem mennesker indeholder magtforhold.
Forberedelse fremmer forhandling
En god forberedelse er med til at sikre, at man kommer hjem med et godt resultat.
Gennemtænk derfor:
- Resultat – din ned og øvre acceptable grænse
- Prioriteringer
- Strategi
- Egne argumenter
- Modpartens baggrund og formodede argumenter.
Den succesfulde forhandler benytter tre dimensioner både i forberedelsen og under selve forhandlingen:
- Vær opmærksom på svage og stærke sider ved modpartens faglige viden
- Vær opmærksom på modpartens personlige og emotionelle indstilling
- Modpartens holdninger til emne og resultater
Indflydelse og magt handler ikke om, hvordan du kan true eller skræmme modparten, men om, hvordan man via forberedelse kan opnå en bedre position og større gennem-slagskraft ved en forhandling. En forhandler skal naturligvis kunne sit forhandlingsemne og fagligt forberede sine argumenter og analysere modpartens udfra fakta, argumenter og positioner.
Vær bevidst om, hvordan du vil forhandle og forbered dig så godt, du kan på, hvordan modparten vil håndtere forhandlingen. Undersøg fx helt konkret, hvem du skal forhandle med, og hvilket mandat modpart møder med. Jo mere du ved om din modpart, jo bedre kan du kommunikere. Forhandling er kommunikation og dialog. Læg også strategi for både tekniske og psykologiske mål.
Usynlige aktører
Når der forhandles, sidder flere ”usynlige aktører” med ved bordet, og de har en afgørende indflydelse på resultatet:
- Forventningerne fra den virksomhed, der repræsenteres
- Personlige indstillinger til modparten
- Synet på sig selv som menneske
- Metoder og spilleregler
Respekt og spilleregler
I en fair play forhandling er alle parter lige meget værd. Den vurdering er inspireret af det kristne livs- og menneskesyn, som det danske arbejdsmarked i høj grad bygger på. Her opfattes hvert menneske som unikt og ansvarligt. Uanset hvordan magtfordelingen er, så er begge parter lige meget værd som mennesker, da hvert menneske er helt specielt. Derfor skal man også respektere hinandens forskelligheder. For selvom der er uenigheder, har modparten præcis samme ret som én selv til at forberede sig, fremføre synspunkter og gå efter resultater.
De virkninger på andre, der opnås gennem udsagn, adfærd og handlemåde i øvrigt, vil til stadighed være vores udfordring. Med andre ord: Det er vores medansvar, hvordan vores modpart oplever forhandlingssituationen.
Uanset om organisationerne i forhandling er tilfredse med forhandlingsresultatet eller ej, må de kunne sige efter forhandlingerne, at ”vi blev behandlet fair og respekteret som personer – og vores synspunkter og opfattelser blev taget alvorligt.”
For at det kan lade sig gøre, bør der kreeres en basis for forhandlingen, så begge parter har et fælles billede af emnet, der forhandles og spillereglerne.
Er der f.eks. tale om den lille håndværksmester, der forhandler med en større koncern, går der ikke noget skår i koncernens kompetence, hvis den evt. hjælper modparten til at leve op til faglige forpligtelser og præciseringer.
Vi har et personligt medansvar for det medmenneske, vi står over for. Og derfor skal vi være tillidsfulde og troværdige. Det kan vi kun, hvis kropssprog, ord og handling passer sammen. Vi skal sørge for, at den anden ikke føler sig udstillet og mindreværdig. Det er med til at give klarsyn, så vi hele tiden holdes fast på, hvorfor det er, vi sidder omkring det samme bord og forhandler.
Den værdibaserede måde at forhandle på kan være med til at højne det faglige niveau og i sidste ende give et bedre forhandlingsresultat.
Modpart – ikke modstander
En værdibaseret forhandling har ikke modstandere som aktører, men modparter. Mod-parterne respekterer dels hinandens ret til at have forskelligt syn på den samme sag og dels at have forskellig opfattelse af ”et ordentligt resultat.” Det handler om at gå efter resultater og samtidig få en bedre forståelse for, hvorfor modparterne mener som de gør. Så kan man komme ud af forhandlingen med mere viden, end man havde, da man gik ind til forhandlingsbordet.
I en fair forhandling helliger målet ikke midlet og derfor er ufine metoder dømt ude. Udgangspunktet er ansvarlighed og ønsket om en god forhandling med brugbare resultater.
Under forhandlingen
Når der er gang i forhandlingen, handler det om at afdække modpartens ønsker og selv fremføre sine. Det er meget virkningsfuldt at stille en række uddybende spørgsmål for at danne det bedste udgangspunkt for sin egen position og muligheder for et tilfredsstilende resultat.
Den indbyrdes forhandlingsstyrke mellem to parter afhænger først og fremmest af, hvor meget eller hvor lidt det betyder for dem at nå frem til en løsning. Hvor er henholdsvis uenigheder og områder, hvor man er enige. Find ud af, hvilke signaler modparten sender. Aflæs kropssproget og se hvor den anden vil bevæge sig hen.
Sondér mulighederne og vurder styrkeforholdet mellem jer. En vellykket forhandling afhænger af deltagernes evne til at bevæge sig. Man kan holde forhandlingen i gang ved at fremhæve fælles interesser og ved ikke at gøre bagateller til principspørgsmål. Stil uddybende spørgsmål og send nogle prøveballoner ud til modparten og se resultatet.
Indrøm og kom videre
Hvis en part ved forhandlingen har lavet en fejl, skal vedkommende ikke forsvare sig, men undskylde fejlen. Derefter skal vi være klar til at høre på, hvad modparten har at sige og desuden give udtryk for, at fejlen bliver rettet. Troværdighed er en vigtig partner ved et forhandlingsbord. Undervejs i en forhandling kan vi reagere overilet og få sagt ting, vi ikke skulle have sagt og som sårer. Da er det relevant at huske, at det ikke er den, der erkender sine fejl, der svækkes. Det gør derimod personen, der ikke gør det.
Dialog påvirker
Vi skal finde ud af, hvad vi vil spille ud med og, hvordan vi når i mål med succes. Og tænk i dit eget kropssprog: Venlighed, ros og hjælpsomhed påvirker modparten. Positiv humor ved forhandlingsbordet kan være lige så velkommen som en ren skjorte efter mange timers arbejde.
Tænk i samarbejde og problemløsning. En fair forhandling drejer sig om at opfylde begge parters behov og skabe synergi ud fra ”noget for noget”. Hav evnen til indlevelse intakt, så det er muligt at fornemme, hvordan modparten har det. Hvis vi er ærlige og frimodige, vil modparten sandsynligvis opleve en fair behandling gennem forhandlingen.
En etisk god forhandling kan indeholde flere elementer:
- Fokus på enighed frem for uenighed
- Fokus på behov og interesser
- Fokus på at holde person og problem adskilte
- Åben dialog, hvor der udveksles informationer og ideer
- Løsninger, som stiller begge parter bedre
- Konkrete kriterier for fælles løsninger
Det er uetisk at bruge ufine metoder, f.eks.:
- Fremlægge åbenlyse urealistiske åbningstilbud og krav. De vil hurtigt blive gennemskuet af modparten og vil i øvrigt svække egen forhandlingsposition
- Stille modparten i dårligt lys i forhold til vedkommendes bagland
- Bluffe med at sige, at vi er nødt til at få et udspil godkendt i sit bagland, selv om vi selv har mandatet
- Optræde aggressivt og truende
- Køre en brovtende, uforskammet stil i forhandlingen
- Tale nedsættende om modparten eller gøre vedkommende til grin
- Ensidigt at ville bestemme dagsorden
- Omforme aftalen i eget favør
- Forsøge at fjerne aftalte vilkår uden modydelse
Det er etisk rigtigt at:
· Afdække og inddrage modpartens opfattelse af tingene
· Have tillid til modparten uden at være naiv
· Være ærlig. Vi skal ikke fortælle modparten alt, men være ærlig i det, vi fortæller. I forhandlinger kan man opleve, at når der spørges ind til modpartens synspunkter og krav, er de i strid med principper, som man ikke vil fravige. I så fald bør man straks gøre opmærksom på det og ikke ”af taktiske grunde” tie stille
· Behandle modparten som et værdifuldt menneske
· Dokumentere fakta til en løsning
· Gøre resultatet attraktivt for modparten
· Gå efter indflydelsen med gennemslagskraft og faglig kompetence
· Argumentere sig frem i forhandlingen og stille uddybende spørgsmål til modparten
· Give plads til forklaringer og argumenter - også på modpartens banehalvdel
· Stille krav til hinanden, når det drejer sig om effektivitet, kvalitet, service, resultater, udvikling, dynamik og optimal ressourceudnyttelse
· Bruge konkrete kriterier
· Være dygtige strateger
Resultatet er i hus
Hvis vi har haft en spændende forhandling, der nu er endt med et resultat, skal parterne tilbage og offentliggøre resultatet. Vi har en interesse i, at modparten står stærkt ved præsentationen af resultatet over for den eller dem, der har bemyndiget forhandlings-modparten. Derfor kan det være en godt at hjælpe modparten med at formulere og belyse virkningerne af de resultater, vi når i fællesskab. Få et skriftligt referat eller en aftale med hjem. Og vær enige om, hvad parterne melder ud - så bliver det også lettere at implementere aftalen senere.
To vindere
En etisk god måde at forhandle på giver to vindere, selv om det konkrete resultat af forhandlingen måske er mest attraktivt for den ene part.
Udsagn, adfærd og handlemåde er afgørende for, om vores forhandling holder god etik. Fair play i forhandlingen betaler sig i længden. Der opnås holdbare aftaler samtidig med, at parterne kan gå hver til sit med god samvittighed.
